Modelo de Implementación Bodega de Excelencia
Introducción
Muchas industrias utilizan bodegas para sus materias primas, insumos, productos terminados o productos del comercio exterior como parte de su cadena logística, aspecto estratégico de su negocio. Estas compañías están permanentemente haciendo esfuerzos por incrementar los niveles de eficiencia de los procesos de almacenamiento que esto conlleva.
En no pocas oportunidades, estas compañías realizan esfuerzos importantes para cambiar la situación que da origen a resultados que no cumplen con las expectativas de quienes los lideraron y/o autorizaron. También es frecuente conocer esfuerzos fallidos de otras compañías similares que van creando una sensación que hace más difícil la toma de decisiones para abordar este problema.
La situación descrita previamente no es menor, especialmente para las compañías comerciales, en que la bodega es una unidad generadora de información vital para el correcto desenvolvimiento y rendimiento de la empresa. La información que se genera en Bodega (ver figura n°1) es utilizada en prácticamente todas las unidades de gestión de la empresa, de ahí la importancia de la calidad de la información que de ella emana.
El enfoque que se presenta en este documento explora las razones más frecuentes de porque la tasa de falla de las experiencias de mejoras de bodega es tan decepcionante y describe un modelo que se hace cargo de la mayoría de estás debilidades y se presenta como una alternativa con alta probabilidad de éxito.
Las causas de una decepción
Probablemente el problema más frecuente que presentan los esfuerzos de mejoramiento que realizan las compañías, no importando la industria a la que pertenecen, tiene relación con la creencia, en los hechos, que el problema de las existencias de bodega, que siempre presentan desviaciones con el sistema de inventarios, es que es sólo un problema técnico, o, en muchos casos, la falta de un sistema tecnológico que soporte las operaciones cotidianas. Si a las causas anteriores, agregamos la subestimación de la necesidad de profundizar en los detalles, a la hora de hacer los mejoramientos, nos encontramos con un problema potenciado.
El nivel de desempeño de la Bodega, específicamente del equipo humano que en ella trabaja, es la resultante de un sinnúmero de factores que interactúan simultáneamente, con diferente frecuencia, y que dan sentido a sus resultados.
En general, estos factores que están permanentemente presentes en las bodegas se pueden clasificar en cuatro clases, pensando en su naturaleza (ver figura n°2):
Los asociados a los diseños
Los asociados a las personas
Los asociados al problema técnico (bodega)
Los asociados a la gestión de mejoramiento(proyectos)
El primero de ellos se refiere a los que están asociados al Diseño original, en general son más estructurales y habitualmente tienen mucho impacto en los costos de operación. Este tipo de factores son los más difíciles de resolver, sin embargo, es muy importante que se haga un análisis de la factibilidad de cambio, dado que en muchos casos pueden ser parte significativa de la solución final.
Algunos de estos factores pueden pasar a ser restricciones efectivas, y tendrán este carácter dependiendo de la apreciación que la gerencia de la compañía tiene sobre cada uno de ellos. En pocas oportunidades las barreras que tienen su origen en el diseño, no se pueden superar por problemas técnicos, frecuentemente son aspectos de carácter económico los que las hacen insuperable. Sin embargo, la debilidad de los análisis económicos muchas veces hace imposible un cambio de diseño.
Estudios empíricos demuestran que los problemas de diseño que actúan como restricciones afectan significativamente los costos de operación, por esta razón es tan importante esforzarse por hacer buenos diseños, si es oportuno, o superarlos con modificaciones, si son económicamente viables.
Otro grupo de factores son los relacionados con las Personas, que en pocas ocasiones se incorporan a la solución en la dimensión correcta. Es frecuente no considerar, en el proceso de mejora, el impacto que estas modificaciones tendrá sobre los involucrados y su reacción al cambio. Otro aspecto asociado con nosotros, las personas, se refiere a que habitualmente nos equivocamos y mucho más de los que estamos dispuesto a reconocer. Por qué razón no incorporamos nuestra tendencia a cometer errores al proceso de mejoramiento. Si lo hiciéramos, los resultados serían especialmente diferentes.
Además, el liderazgo es un aspecto insustituible que impacta mucho más de lo que frecuentemente estamos dispuesto a reconocer. Liderazgo y detalles es una combinación siempre ganadora. Asegurarnos que el liderazgo es el correcto en estilo, intensidad y dirección no otorga una gran oportunidad en la eficacia del cambio que pretendemos hacer en la bodega.
No considerar estos tres aspectos; la resistencia al cambio, nuestros errores y el estilo de liderazgo, tiene como consecuencia enfrentar muchísimas dificultades para alcanzar los niveles de desempeño esperados o simplemente no alcanzarlos nunca.
También están los factores técnicos, que habitualmente concentran la atención de quienes desarrollan la solución. Frecuentemente los trabajos de mejora de bodega se inician con fuertes paradigmas relacionados con que la técnica y especialmente que la automatización resolverá por si sólo los actuales problemas. Nuestra tendencia a simplificar los problemas más allá de lo prudente nos juega finalmente siempre en contra. Entonces, habitualmente el equipo de trabajo pone demasiado énfasis en la técnica relacionada directamente con el problema, es decir el almacenamiento, descuidando el resto de los otros factores, que siempre están presente.
Finalmente, están todos los aspectos relacionados con el hecho que cualquier cambio, especialmente en casos cuyas expectativas están fijadas en modificaciones integrales y de alto impacto, tiene el carácter de proyecto y siempre es altamente eficiente tratarlo como tal. Esto significa que al proceso de cambio se le debe gestionar con las técnicas de proyecto que emanan de las mejores prácticas. La razón de esto es básicamente porque nos ayudan a focalizar el esfuerzo hacia la solución buscada.
Una solución con alta expectativa de éxito