Para nosotros una solución efectiva para una bodega es que, de manera sistemática, se transforma en una unidad generadora de datos e información confiable para la toma de decisiones de la Gerencia.
Esto se logra alcanzando los siguientes objetivos:
- Rotación de sus productos según planificación,
- Concordancia entre el físico y la información del sistema,
- Bodega Ordenada,
- Tiempos de espera alineados con los clientes,
- Productos en sus posiciones,
- Trabajo con Riesgo Operacional y Personal controlado.
La solución para Bodega de Excelencia tiene una mirada holística al problema y se trata como un proyecto de mejoramiento, por tal motivo reconoce cuatro niveles de factores que deben ser considerados para alcanzar una solución efectiva.
El primer nivel dice relación con la evaluación del diseño, tanto el determina los aspectos físicos de la bodega, como la forma de utilizar dichos aspectos físicos. El análisis del layout, los flujos y procesos, resulta indispensable en la búsqueda de la solución de almacenamiento superior.
El segundo nivel se refiere a los trabajos técnicos, es decir todos los elementos relacionados con soluciones específicas, en el ámbito de una bodega. Este caso se refiere a soluciones de ingeniería que surgen del análisis de los problemas específicos que se detectan en la bodega. Este nivel representa el aspecto más duro de las soluciones, se decide técnicamente para dar viabilidad a la mejor solución dada la tecnología que se decidió implementar o mantener. Este aspecto no tiene en consideración el impacto que la solución traerá al personal involucrado.
El tercer nivel se refiere al análisis de los aspectos relacionados con las personas involucradas en el proyecto que implementa una solución específica de mejora, diferente a la situación actual. En este caso, se trata de la utilización de herramientas, técnicas o métodos para ayudar a las personas a participar de manera eficaz en el proyecto que se está desarrollando.
El cuarto nivel de refiere a todos los aspectos que son indispensables para que cualquier proyecto sea exitoso. En este caso le damos una estructura especifica al trabajo, orientada a alcanzar los objetivos dentro de los plazos establecidos y en los estándares previamente definidos.
La estrategia básica para transformar la bodega actual en una BODEGA DE EXCELENCIA, para por entender que un desafío como el presente es ante todo un cambio en la organización y en consecuencia considerar los aspectos que se desprenden de los cuatro niveles descritos previamente, es básico para el éxito, sin embargo, no suficiente. Estos aspectos deben ser tratados en cada caso con el nivel de detalle, el rigor en la aplicación de las técnicas y métodos, que asegure alcanzar los objetivos de manera consistente y sistemática.
El modelo propuesto (ver figura n°3) está compuesto por 10 módulos que son indispensables para tener un nivel de eficacia destacada en la solución del problema, pero no son suficientes. Estos diez módulos deben ser articulados adecuadamente con el objeto que se produzca la sinergia deseada.
Para alcanzar la sinergia deseada, la aplicación articulada del modelo requiere tres ingredientes fundamentales que deben ser cuidados apropiadamente en el proceso de implementación.
Los encargados de la implementación del modelo deben contar con la experiencia en estos tópicos suficiente que les permita interpretar correctamente el contexto e información que recibirán permanentemente durante el proceso de implementación.
Otro aspecto importante es la búsqueda permanente de la profundidad en los detalles adecuada que asegure que la solución propuesta no encontrará en el futuro un sin número de cabos sueltos que alterarán frecuentemente el desarrollo normal y de alta eficiencia de los procesos.
Finalmente, y probablemente lo más importante, el rigor técnico en la aplicación de las técnicas, métodos y herramientas que serán necesarias para alcanzar los objetivos.
El Modelo de transformación de una bodega en una BODEGA DE EXCELENCIA parte con un reconocimiento, muchos lo pueden considerar obvio, explícito a la necesidad que el Líder de la organización se involucre en la medida correcta para que el proyecto no pierda impulso, se envíen las señales correctas, se esté motivando al personal interesado permanentemente y ayude a resolver la problemática, de su pertinencia, de manera oportuna.
El Contexto del Negocio da forma y sentido a la situación de la bodega de cada compañía. Entender el negocio de la compañía asegura que la solución propuesta recoge los aspectos más importantes de la actividad que se desarrolla. Descuidar este aspecto puede significar alterar el crono grama del proyecto de mejora y esto, además de dejar fuera flujos, transacciones o procesos que son importantes afecta la eficacia de la solución.
La cultura de la bodega la entendemos como las formas particulares de abordar los desafíos, actividades problemas. La forma de relacionarse y resolver los conflictos entre los diferentes miembros de esta unidad organizacional. Desde el punto de vista de la solución que se pretende alcanzar, este aspecto trata de evaluar la actual cultura de bodega y si es funcional a los nuevos requerimientos. En caso que sea necesario, se define una estrategia que permitirá definir la Cultura de Bodega que interesa y la forma para que se transforme en una realidad palpable.
Las personas son la clave del éxito de la organización, sin embargo, muchas veces a ellas se les exponen a trabajos para los cuales no están preparados, no tienen las habilidades ni la experiencia, en definitiva, no son competentes. Si pretendemos que el éxito sea permanente en un proyecto como BODEGA DE EXCELENCIA no se puede soslayar el asunto de la competencia de las personas. Es indispensable hacer las evaluaciones y las correcciones, si son necesarias, para alcanzar los objetivos y dar continuidad al nuevo estándar de desempeño alcanzado. Hacer concesiones en este aspecto implica que se requerirá un nivel de liderazgo y control, para mantener los altos estándares demandados, mucho más alto que el habitual.
El estado actual de la bodega, que es el sujeto de cambio, es importante en tanto la solución se basa en su análisis. Sin embargo, para las personas involucradas, la solución es mucho más que un objetivo a alcanzar. Para ellos, habitualmente es sólo un concepto abstracto con el cual no están comprometidas emocionalmente. El estado actual de la bodega, también es un factor de seguridad, en tanto es lo que hacen y conocen y es su sustento. Un cambio en las bases conocida de su trabajo, habitualmente significa un nivel de incertidumbre que resulta difícil de manejar sin ayuda. Entonces, ¿por qué este factor es tan olvidado? Sobre todo, si existe suficiente evidencia de que la reacción de las personas afecta los resultados. El modelo BODEGA DE EXCELENCIA se hace cargo de este factor de manera que las personas involucradas sean actores eficaces en este proceso de cambio.
Es un hecho conocido que las empresas funcionan tan bien como lo hace sus procesos. Teniendo en cuenta lo anterior y basado en nuestra experiencia, la mejor forma de alcanzar los resultados deseados es reconociendo los procesos necesarios para obtenerlos, documentándolos de manera estándar y gestionándolos de manera de tener el más alto nivel de control. Esta forma de gestionar los procesos, reconociéndolos (Mapa de Proceso), documentándolos (con un estándar [homogeneizando el formato], registrando (dejando historia para que sea la base del mejoramiento) y controlándolos producto de su entendimiento, asegura alcanzar la satisfacción del cliente.
La Gestión de Riesgo probablemente la gran olvidada en los esfuerzos de mejoramiento de las Bodegas, es una de las fuentes de ahorro de recursos más importante, que se traducen en una disminución significativa del nivel de defectos en estos procesos y en una fluidez del trabajo que impacta la productividad de todas las áreas involucradas.Se trata de identificar evaluar y mitigar los diferentes tipos de riesgo que están presentes en este trabajo, tanto a las personas como los riegos operacionales en todas las dimensiones.
En este modelo de BODEGA DE EXCELENCIA, entendemos la Base Tecnológica a todos los métodos, herramientas, equipos, maquinaria etc., que se utiliza en la bodega para realizar las diferentes tareas necesarias. Las soluciones actuales, presentan diferentes niveles de automatización y la idea es entender cuál es la mejora tecnología dada la madurez de la compañía, experticia del personal, expectativas de productividad, restricciones existentes, etc. Es en este aspecto que, normalmente, se centra el mayor esfuerzo de mejoramiento de las bodegas, esto es particularmente importante ya que una incorrecta apreciación de la solución correcta puede condenar a productividades muy inferiores a las potenciales.
Disponer y utilizar adecuadamente el Plan de Comunicación en el proyecto de mejoramiento de la Bodega ayuda a la fluidez de la información, dando estructura, canales y contenidos conocidos para todos, facilitando el diseño adecuado al proyecto y siempre ayudará reduciendo la desinformación y las des coordinaciones producto de ella. Será un factor que ayuda a tener a los involucrados informados y focalizados en los objetivos y plazos estipulados.
El Mapa de Ruta siempre será una herramienta que ayude a desarrollar adecuadamente el proyecto de BODEGA DE EXCELENCIA. Sus beneficios están relacionados con la buena estructura de proyecto, la determinación del plazo requerido, variable siempre importante, la eficacia de la participación del equipo de trabajo, la permanente ayuda para enfrentar aspectos del proyecto no considerados en el Plan original.